Privacyverklaring

Jouw privacy is belangrijk voor ons

We hebben deze privacyverklaring geschreven om je te helpen begrijpen welke gegevens wij verzamelen, hoe we de gegevens gebruiken en wat jouw rechten hierin zijn. Jouw privacy is belangrijk voor ons en we hebben daarom ons best gedaan om zo transparant en duidelijk mogelijk te zijn over de verwerking van jouw persoonlijke gegevens.

Deze privacyverklaring of delen hiervan, zijn van toepassing op jou als je een The Gym Society lidmaatschap hebt, een The Gym Society lidmaatschap wilt afsluiten, uit interesse onze website bezoekt of reageert op onze sociale media-uitingen. Om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en onze diensten continu te kunnen blijven verbeteren, hebben wij bepaalde persoonsgegevens van je nodig. Vanzelfsprekend gaat The Gym Society uiterst zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en leeft het de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) na.

Graag attenderen wij jou er op dat The Gym Society continu op zoek is naar manieren om onze dienstverlening te verbeteren. De fitnessbranche en technologie ontwikkelt zich bovendien in een snel tempo. Wij behouden daarom te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vind je echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot jou verwerken, dan brengen wij jou daarvan per e-mail op de hoogte. We adviseren je deze pagina met enige regelmaat te bezoeken.

Welke gegevens verzamelt The Gym Society van mij?

The Gym Society verwerkt jouw persoonsgegevens. Volgens de AVG zijn persoonsgegevens ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon’. Dit zijn dus alle gegevens die direct of indirect tot jou als persoon te herleiden zijn.

Ik ben een lid van The Gym Society
Bij het aangaan van een The Gym Society lidmaatschap verwerken wij in ieder geval jouw naam, geslacht, geboortedatum, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer. Ook als je al een The Gym Society lidmaatschap hebt blijven wij dit soort persoonsgegevens van jou verwerken en houden we deze gegevens up to date.

Bij het aangaan van een lidmaatschap bij ons worden ook de volgende persoonsgegevens verwerkt: type lidmaatschap; foto van gezicht; bezoek registratie aan studio; informatie die je mogelijk aan ons team hebt doorgegeven; lichaamsprofiel; gegevens over je trainingsdoelen, figuur en gezondheid (lengte, gewicht, BMI, vetpercentage, spiermassa en meer); resultaten en voortgang die vanuit jouw prestaties op onze trainingstoestellen naar voren komen; en trainings- en voedingsdata die op jouw sportdoel is afgestemd.

Ik ben een websitebezoeker
Van bezoekers van onze website worden eveneens persoonsgegevens verwerkt. Dit geldt alleen op het moment dat je zelf je persoonsgegevens bij ons achterlaat door je in te schrijven voor onze mailinglijst of contact met ons opneemt via het contactformulier. Wanneer je dit doet stel je ons in staat hierna je websitegedrag te volgen. Dat doen we in de vorm van het bekijken van de pagina’s die je op onze website bekeken hebt.

Ik heb mij ingeschreven voor jullie mailinglijst
Bij het uitsturen van een e-mail zijn er enkele gedragsgegevens die door ons bekeken worden. We kijken of je de e-mail geopend hebt of niet en we kijken of je geklikt hebt op de links die eventueel in de e-mail vermeld staan.

Ik volg jullie op social media of heb gereageerd op een social media bericht
Het kan voorkomen dat The Gym Society voor campagnes gebruikt maakt van leadformulieren van social media kanalen, zoals Facebook. Wanneer je een dergelijk formulier invult, zullen wij deze gegevens verwerken. Ook in het geval van winacties op social media kunnen wij de contactgegevens die jij achterlaat verwerken om bijvoorbeeld een winnaar te kiezen of te voldoen aan de voorwaarden die we hebben gesteld voor deelname aan de wedstrijd.

Met welk doel verzamelt The Gym Society mijn gegevens?

1. Dienstverlening
Het belangrijkste doel van The Gym Society is jou helpen met het behalen van jouw sportdoelen. Om dit zo goed mogelijk te kunnen doen verzamelen wij jouw gegevens om onze dienstverlening op jou aan te kunnen passen voor het beste resultaat. Zo maakt The Gym Society bijvoorbeeld een persoonlijk trainingsbandje voor jou aan waarmee we de frequentie van jouw bezoeken kunnen meten, om jou te kunnen blijven motiveren wanneer je al even niet geweest bent.

Daarnaast verwerken wij de activiteiten en resultaten van je training, voeding, lichaamsanalyse en gegevens over jouw gezondheid. Dit alles ten behoeve van een optimale dienstverlening en zodat wij jou kunnen helpen bij het realiseren van jouw gezondheidsdoelen. Om die reden verzamelen wij ook jouw contactgegevens, om contact met je op te kunnen nemen over jouw voortgang en resultaten.

2. Informeren
Om jou op de hoogte te houden van belangrijke informatie met betrekking tot The Gym Society en de studio waar jij sport, verzamelen wij jouw contactgegevens. Via e-mail, post of telefonisch houden wij jou, indien nodig, op de hoogte over jouw lidmaatschap. Voor deze informatie kun je je niet afmelden. Tijdens het afsluiten van jouw lidmaatschap word je gevraagd of je e-mails van ons wil ontvangen. Deze e-mails worden regelmatig verstuurd met relevant nieuws over de organisatie, fitness en gezondheid. Je kunt je te allen tijde hiervoor afmelden door gebruik te maken van de link die je in iedere mail vindt.

3. Marketing- en verkoopactiviteiten
Bij jouw aanmelding wordt er gevraagd of je onze e-mails wilt ontvangen, zodat wij jou op de hoogte kunnen brengen van relevant nieuws over The Gym Society, fitness en gezondheid. Ook kun je je aanmelden voor e-mails via het formulier op onze website. Indien je aangeeft geen e-mails van ons te willen ontvangen zullen wij deze ook niet versturen. Je kunt je te allen tijde afmelden voor onze e-mails door gebruik te maken van de link die je onderin iedere e-mail vindt of door een e-mail te sturen naar welkom@thegymsociety.nl.

The Gym Society kan tijdens de openingstijden gebruik maken van de studio om foto- en/of beeldmateriaal te maken voor promotionele doeleinden. Met het toetreden van de studio ben jij je ervan bewust dat het kan voorkomen dat je tijdens het maken van deze sfeerbeelden zichtbaar bent op de achtergrond van dit foto- of beeldmateriaal.

4. Analyses, (markt)onderzoek en rapportage
The Gym Society verbetert de klantbeleving, waar mogelijk, continu. Hier voeren wij regelmatig analyses en (markt)onderzoek voor uit. Jouw persoonsgegevens kunnen hiervoor gebruikt worden. Een voorbeeld hiervan is dat wij meten wat de gemiddelde leeftijd van onze leden is om onze marketinguitingen op aan te passen. Een ander voorbeeld is dat wij kijken hoe lang de gemiddelde reisafstand van de leden tot de studio is, om te bepalen waar we onze volgende studio’s moeten vestigen. Ook kunnen we je op een bepaald moment vragen of je mee wilt doen aan een vrijblijvend klant- of marktonderzoek, om zo onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Uiteraard is het altijd aan jou om te beslissen of je hieraan meewerkt.

Het analyseren van onze statistieken, maken van managementrapportages en het evalueren van de uitkomsten hiervan is van belang voor de ontwikkeling van The Gym Society. Op basis van de uitkomsten kunnen wij onze dienstverlening, producten, campagnes en online tools verbeteren. Een voorbeeld is het analyseren van het aantal leden dat heeft meegedaan aan een interne campagne, om zo te bepalen of deze succesvol is geweest en dus wenselijk is dat deze herhaald wordt voor de klanttevredenheid.

5. Contact met lid
Als je contact met ons opneemt of wij contact met jou opnemen via telefoon, e-mail, social media, chat of op een andere manier, dan kunnen jouw gegevens of de inhoud van het gesprek worden geregistreerd. Op deze manier kunnen wij jou beter en sneller van dienst zijn bij vragen over de dienstverlening, facturen, betalingen, etc. Voorbeeld: The Gym Society belt leden die al een bepaalde periode niet zijn geweest om te informeren hoe het met je gaat en je te helpen bij het blijven realiseren van je sportdoelen. Wanneer jij in zo’n gesprek hebt aangegeven dat je in verband met een blessure even niet kan komen, is het handig wanneer dit geregistreerd wordt zodat er in het vervolg niet onnodig contact met je wordt opgenomen.

Hoe gaat The Gym Society om met de beveiliging van mijn gegevens?

The Gym Society zorgt voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit doen wij onder andere door het nemen van fysieke en organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging, het afschermen van iedere desktop met gebruikersnaam en wachtwoord en autorisatiemanagement; zodat jouw gegevens niet voor alle medewerkers van The Gym Society zijn in te zien. Ons ledenadministratiesysteem maakt daarnaast gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat, om te borgen dat jouw gegevens niet in de verkeerde handen vallen. Ook het up-to-date houden van software en het regelmatig testen van onze beveiligingsmaatregelen hoort hierbij.

Hoe lang bewaart The Gym Society mijn gegevens?

Jouw gegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de realisatie van de doeleinden waarvoor wij jouw gegevens verwerken. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk is toegestaan. Hoelang jouw gegevens bewaard worden verschilt per soorten persoonsgegevens. Een voorbeeld hiervan zijn de persoonsgegevens die we verwerken bij het aangaan van een lidmaatschap. In dat geval worden jouw gegevens in ieder geval bewaard zolang je lid bent van The Gym Society. Na het verlopen van de bewaartermijn worden jouw persoonsgegevens geanonimiseerd, dan wel gewist.

Maakt The Gym Society bij de verwerking van gegevens gebruik van diensten van derden?

The Gym Society maakt gebruik van diensten van andere partijen. Het behoud van jouw privacy is daarin van uiterst belang. Wij kiezen onze partijen daarom erg zorgvuldig uit en delen jouw gegevens enkel met partijen die jouw privacy net zo hoog in het vaandel hebben staan als wij. Met iedere partij is daarnaast een verwerkingsovereenkomst getekend met betrekking tot het gebruik en de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Type handelingen waar wij derde partijen voor gebruiken zijn:

- Het verzenden van e-mails
- Het maken van afspraken
- Het creëeren en onderhouden van de online omgeving
- (Online) marketing en marktonderzoek
- Het verzorgen van de financiële administratie

The Gym Society kan tevens op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit, zoals bijvoorbeeld de politie, daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen. Verder kunnen wij jouw persoonsgegevens met derden delen wanneer jij hier zelf een verzoek voor indient en hier schriftelijk toestemming voor geeft. The Gym Society verstrekt overigens geen gegevens aan derde partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Wat zijn mijn rechten met betrekking tot de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Je hebt recht op inzage, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van jou hebben ontvangen. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of een van onze verwerkers. Je hebt daarnaast ook het recht om de door jou verstrekte gegevens over te laten dragen aan jouzelf of in opdracht van jou aan een andere partij. Wil je dat de gegevens die The Gym Society heeft niet langer in ons bezit zijn, dan zullen wij jouw verzoek inwilligen en worden jouw gegevens uit onze database verwijderd. Dit doen wij wanneer jouw gegevens niet meer nodig zijn voor de realisatie van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verwerkt, omdat jouw gegevens onrechtmatig verkregen zijn, je succesvol bezwaar hebt gemaakt of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoe gaat The Gym Society om met gegevens van minderjarigen?

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bij minderjarigen kan er bovendien bij wijzigingen van de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken vaker toestemming gevraagd worden.

Maakt The Gym Society gebruik van cookies?

The Gym Society wil jouw bezoek aan onze website net zo persoonlijk en uniek maken als een bezoek aan onze studio! Om dit te kunnen realiseren gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken. Sommige zijn essentieel om onze site te laten werken; anderen helpen ons jouw gebruikerservaring te verbeteren om jou nog beter te kunnen helpen bij een gezonde(re) levensstijl. Als je dit liever niet hebt, dan plaatsen wij slechts een enkele cookie om jouw voorkeur op te slaan.

Wettelijke verplichting aan een daartoe bevoegde autoriteit

The Gym Society kan op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit, zoals bijvoorbeeld de politie, daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Opmerkingen, vragen of verzoeken

Heb je vragen over de verwerking van jouw gegevens, deze privacyverklaring, ons beleid, of wil je gebruik maken van een van jouw rechten? Dan kan je jouw verzoek per e-mail sturen naar welkom@thegymsociety.nl.

Of je kunt per post een verzoek sturen naar:

The Gym Society Nederland
T.a.v. Klantenservice
Apeldoornseweg 152
6814 BP Arnhem

De privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op: 28-04-2020.